mbieg.pl

Organizacja eventu nie jest łatwym przedsięwzięciem. Aby wydarzenie spełniło oczekiwania, warto postępować według ściśle określonego planu i wystrzegać się kluczowych błędów. Będzie to znacznie łatwiejsze po lekturze naszego krótkiego poradnika, w którym wymieniliśmy najczęstsze wpadki, popełniane przez organizatorów.

Dlaczego nie należy zapominać o scenariuszu imprezy?

Scenariusz imprezy to nic innego, jak odzwierciedlenie koncepcji jej przebiegu. To właśnie dlatego powinien być on zaplanowany w najdrobniejszych detalach. Co więcej, musi być on również atrakcyjny dla uczestników – więcej na ten temat znajdziesz w artykule Jak zaplanować event firmowy? Praktyczny przewodnik od A do Z, który podpowiada, jak zbudować angażujący program wydarzenia. Oprócz przebiegu imprezy, w scenariuszu należy zawrzeć także inne, istotne informacje, związane np. z grupą docelową, początkiem i końcem wydarzenia. Jego brak może doprowadzić z kolei do organizacyjnego chaosu.

Jakich błędów w wyborze lokalizacji unikać?

Wybór odpowiedniej lokalizacji może również przysporzyć nieco problemów. Jeśli więc planujesz sporych rozmiarów przedsięwzięcie, zorganizuj je w miejscu, położonym blisko bazy noclegowej, co być może będzie wiązało się z atrakcyjnymi zniżkami dla jego uczestników. Błędem będzie natomiast organizowanie tego rodzaju wydarzeń w miejscach z utrudnionym dojazdem i bez odpowiedniego zaplecza.

Lokalizacja a liczba uczestników – o czym musisz pamiętać?

Aby wystrzec się organizacyjnej porażki, warto również dokładnie oszacować liczbę osób, biorących udział w wydarzeniu, wybierając tym samym jego lokalizację. Obiekt musi być bowiem dostosowany do warunków, dzięki czemu będzie mógł przyjąć odpowiednią liczbę zaproszonych gości. Jeśli chcesz stworzyć wrażenie profesjonalizmu, wybierz miejsce o wysokim standardzie z odpowiednim:

• nagłośnieniem,
• oświetleniem,
• zapleczem technicznym,

Błędna decyzja może przełożyć się z kolei na znaczne obniżenie komfortu uczestników.

Jak zorganizować zaplecze gastronomiczne?

Organizacja zaplecza gastronomicznego to jeden z ważniejszych kroków w trakcie planowania eventu. Nieodpowiedni catering skutecznie zniechęci bowiem uczestników wydarzenia. Wybierając firmę cateringową warto więc:

• dokładnie zaplanować menu,
• upewnić się, że posiłki przyrządzone zostaną ze świeżych produktów, pochodzących ze sprawdzonego źródła.

Niezwykle istotne będzie również dopasowanie porcji do liczby uczestników, co pozwoli uniknąć organizacyjnej wpadki.

Czy termin ma znaczenie?

Oczywiście, że tak! Dwa podobne przedsięwzięcia, zorganizowane w jednym czasie, będą cieszyć się znacznie mniejszym zainteresowaniem, gdyż publiczność będzie zmuszona dokonać wyboru. Złym pomysłem będzie też organizowanie eventu w czasie innych, ważniejszych wydarzeń o różnym charakterze.

Jak skutecznie wypromować event?

Jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia należy zadbać o jego właściwą promocję. Może ona opierać się na:

• stronie internetowej promującej event,
• mediach społecznościowych,
• ulotkach i plakatach.

Dobrym pomysłem może być również przygotowanie materiałów promocyjnych w postaci np. praktycznych gadżetów. Pominięcie tego etapu znacznie zmniejsza zasięg wydarzenia, co przekłada się na słabe zainteresowanie uczestnictwem w przedsięwzięciu.

Jak dobrać atrakcję do grupy docelowej?

Ostatnim, choć równie istotnym błędem, będzie niewłaściwy dobór atrakcji do grupy docelowej. Te bowiem powinny:

• zostać odpowiednio przemyślane i zaplanowane,
• pasować do konwencji wydarzenia,
• wpisywać się w gusta i oczekiwania jego uczestników.

Takie atrakcje mogą przybierać formę występu gwiazdy muzycznej, warsztatów, spotkań z ludźmi nauki czy kultury lub też – wprost przeciwnie – zabawy z nutą rywalizacji w tle. Niewłaściwy dobór atrakcji będzie prowadził z kolei do braku zaangażowania, przekładając się na zadowolenie z uczestnictwa w evencie.